中国子会社の内部統制｜規程・業務フロー作成
特定業務プロセスの内部統制を、規程と業務フローに落とし込む
管理を強化したい業務に範囲を絞り、現行手順の確認から、リスク・統制点の整理、規程、業務フロー、チェックリスト、運用確認まで一貫して支援します。
ひな型をそのまま導入するのではなく、実際の担当者、承認経路、使用システム、発票・契約書・銀行資料等の証憑に合わせて設計します。規程に書かれたルールと現場で行う手続を対応させることが目的です。
支援する4つの領域
現行業務・リスクの把握
担当者へのヒアリングと資料確認により、取引開始から承認、実行、会計処理、保管までの流れと管理上のリスクを整理します。
規程・管理制度の整備
財務管理、資金、購買・支払、経費、在庫、固定資産等について、責任、権限、承認基準、例外処理を明文化します。
業務フロー・統制点の設計
各工程の統制目標、コントロールポイント、確認内容、実施者、承認者、保存資料を一覧化し、実際の申請経路へ反映します。
チェックとモニタリング
運用チェックリストと証憑サンプルを用いて実施状況を確認し、未実施項目や例外事項の改善をフォローします。
主な対象業務
財務管理・会計
- 会計方針、記帳、月次・年度決算
- 原始証憑、会計伝票、帳簿の管理
- 債権・債務、銀行残高照合
- 財務報告と会計資料の保管
購買・支払・経費
- 購買申請、仕入先選定、契約
- 納品・検収、発票との照合
- 支払申請とネットバンキング承認
- 出張・経費精算、給与、海外送金
資金・資産管理
- 現金、銀行口座、銀行印・USBキー
- 入出金、資金移動、残高調整
- 在庫の入出庫、棚卸、廃棄
- 固定資産の取得、移管、除却、実査
承認システム・証跡
- Garoon等の申請・承認経路
- 申請者、確認者、承認者の分離
- 契約書、発票、明細、照合記録
- 例外処理と資料のファイリング
会社ごとに必要な範囲を設定します。
すべての業務を一度に対象とする必要はありません。リスク、規模、既存資料、人員、改善期限を踏まえて優先順位を決めます。
すべての業務を一度に対象とする必要はありません。リスク、規模、既存資料、人員、改善期限を踏まえて優先順位を決めます。
作業の進め方
範囲設定
対象業務と管理上の課題を確認。
現状把握
規程、申請画面、証憑を確認しヒアリング。
統制設計
リスク、統制目標、確認事項、担当者を整理。
文書・実装
規程、フロー、チェックリストと承認経路を整備。
運用確認
証憑サンプルを確認し、未実施事項を改善。
主な成果物
規程・業務フロー
- 財務管理制度、個別管理規程
- 購買・支払等の業務フロー
- 統制目標・コントロールポイント一覧
- 担当者・承認者・職務分掌の整理
- 日中二言語版（必要に応じて）
運用・確認資料
- 業務別内部統制チェックリスト
- 申請・承認経路の設定資料
- 必要証憑・保管資料の一覧
- 運用状況確認・内部統制監査記録
- 発見事項・改善状況管理表
匿名事例
- 状況
- 中国子会社の財務管理規程と購買・支払手続が、現在の組織、承認システム、実際の処理方法に十分対応していなかった。
- 課題
- 購買申請、契約、検収、発票確認、支払、会計処理、資料保管の各段階について、確認事項と実施責任が明確でなかった。
- 対応
- 現行資料と申請経路を確認し、財務管理制度を改訂。購買・支払フローについて統制目標、コントロールポイント、担当者、確認内容を整理し、日中両言語のフローとチェックリストを作成した。
- 結果
- 規程、業務フロー、システム上の承認、保存証憑が対応し、月次の運用確認で未実施項目と改善状況を追跡できるようになった。
よくあるご質問
J-SOX対象会社でなくても依頼できますか？
可能です。管理を強化したい特定業務を対象として、規程、業務フロー、承認経路、チェックリストを整備できます。
規程の作成だけでも依頼できますか？
可能です。ただし、実際の業務と合わない規程にならないよう、現状の業務フローと責任者への簡潔な確認を行うことをおすすめします。
一部の業務だけを対象にできますか？
可能です。購買・支払、資金、経費、在庫、固定資産など、管理上の課題が明確な業務に絞って整備できます。
日本語と中国語の資料を作成できますか？
対応可能です。本社確認用の日本語版と現地運用用の中国語版を、同じ統制内容に基づいて整備します。
